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Nextcloud Tipp: Office-Datei per Link teilen (und wahlweise mit OnlyOffice oder Collabora öffnen)

Nextcloud Logo

Heute gibt es einen schnellen Tipp zu Nextcloud: Oftmals muss ich Office-Dateien über die Nextcloud mittels öffentlichem Link teilen – manchmal handelt es sich dabei um Office Open XML (OOXML) Formate (docx, xslx, etc.), hin und wieder aber auch um OpenDocument (ODF) Formate (odt, ods, etc.). In der Cloud sind dabei sowohl OnlyOffice, als auch Collabora installiert und eingerichtet, so dass man beides je nach Bedarf nutzen kann.

Das Teilen eines Office-Dokuments per öffentlichem Link funktioniert hier zunächst einmal wie gewohnt. Klickt ein Empfänger nun auf einen solchen Link, wird immer automatisch Collabora geöffnet. Dies ist u.U. aber nicht immer gewünscht. Manchmal möchte man z.B. „administrativ“ vorgeben, dass ein docx-Dokument bitte mit OnlyOffice geöffnet werden soll.

Daher zeige ich in diesem Tipp, wie man einen Link auf ein Dokument mit Collabora oder wahlweise OnlyOffice öffnen kann.

App-Konfiguration

Der erste Ansatz führt in die Konfiguration in den Admin-Einstellungen. Hier kann man (zumindest bei OnlyOffice) direkt konfigurieren, welche Formate von dieser App behandelt werden sollen:

Nextcloud: Format-Einstellungen in OnlyOffice
Nextcloud: Format-Einstellungen in OnlyOffice

Erwarten würde ich nun z.B., dass Dokumente in den Formaten docx, pptx, xslx, etc. immer mit OnlyOffice, Formate wie ods, odt, etc. immer in Collabora geöffnet werden. Dies funktioniert auch, wenn man als angemeldeter Benutzer ein Dokument „direkt“ in der Cloud öffnet (also ohne geteilten Link).

Wenn ein Dokument allerdings per (öffentlichem) Link geteilt wird, verhält sich das leider nicht mehr erwartungskonform. Bei einem geteilten docx-Dokument öffnet sich nun immer automatisch Collabora und eben nicht OnlyOffice.

Lösung durch einen kleinen Umweg

Die Lösung ist nun nur mit einem kleine Umweg zu erreichen. Wenn der geteilte Link nun aufgerufen wird (in diesem Beispiel https://cloud.meinedomain.de/s/EWfRpcMs4zfmZam), öffnet sich wie gesagt immer Collabora. Über einen Klick auf den Schließen-Button kann Collabora aber direkt wieder beendet werden.

Nextcloud: Collabora kann direkt wieder geschlossen werden
Nextcloud: Collabora kann direkt wieder geschlossen werden

Nach einem Klick auf Schließen wir nun folgende „Zwischenansicht“ angezeigt, in der man nun In ONLYOFFICE öffnen wählen kann:

Nun kann das Dokument mit OnlyOffice geöffnet werden
Nun kann das Dokument mit OnlyOffice geöffnet werden

Damit wird nun das docx-Dokument wie gewünscht in OnlyOffice geöffnet:

Das gleiche Dokument mit OnlyOffice
Das gleiche Dokument mit OnlyOffice

Den dann im Browser angezeigten Link kann man nun weitergeben – quasi ein „OnlyOffice-Direktlink“. Damit ist dann sicher gestellt, dass das geteilte Dokument immer mit OnlyOffice geöffnet wird.

Die schnelle Variante

Nun erkennt man hier natürlich ein Schema. Daher kann man die Weitergabe von Dokument-Links beschleunigen:
Der „Standard-Link“ ist hier z.B.

https://cloud.meinedomain.de/s/EWfRpcMs4zfmZam

Der direkte Link für OnlyOffice wäre demnach:

https://cloud.meinedomain.de/apps/onlyoffice/s/EWfRpcMs4zfmZam

Je nach gewünschter Anwendung (OnlyOffice oder Collabora) kann man nun den einen oder den anderen Link weitergeben.

Fazit

Mit dem beschriebenen Trick kann man nun per Link geteilte Office-Dokumente wahlweise mit OnlyOffice oder Collabora öffnen lassen. Auch wenn man ggf. einfach den Link etwas abändern muss, wäre es dennoch schön, wenn es dazu in Nextcloud eine globale Option gäbe, mit welcher Office-Anwendung ein Dokument zu öffnen ist.

Dieser Artikel war diesmal nur ein schneller Tipp für Nextcloud und daher kurz und knapp. Was ist eure Meinung zu solchen „Quick-Tipps“? Wollt ihr im Blog zukünftig weitere Tipps & Tricks zu Nextcloud (und/oder anderen Themen) lesen? Hinterlasst mir dazu doch einfach einen Kommentar.

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