Wer eine persönliche Cloud mit Nextcloud betreibt, wird diese sicherlich schon für viele Dinge des digitalen Alltags nutzen: Das Speichern von Dateien, Kalendern und Kontakten sind sicherlich nur einige Anwendungsbeispiele.
Besonders interessant wird die Sache mit dem Verwalten (digitaler) Dokumente. In der heutigen Zeit hat man im Normalfall noch sehr viel „Papierkram“, den man meistens in Ordnern oder Schnellheftern ablegt. Diese verstauben dann meist in irgendeinem Schrank und wenn man die Dokumente dann doch mal braucht, muss man immer erst umständlich suchen.
Hier wäre es doch sicherlich eine Erleichterung, wenn man den ganzen Papierkram digitalisieren könnte und einfach in der eigenen Cloud speichern könnte – geschützt vor den neugierigen Blicken großer Cloud-Anbieter.
Inhalt
Scannen von Dokumenten mit dem Smartphone
Für den Prozess der Digitalisierung denkt man zunächst einmal an einen Scanner. Gute Erfahrungen konnte ich hier mit Multifunktionsgerät (MuFu) wie dem Brother MFC-9142 (Affiliate Link) sammeln: Hier können (auch mehrseitige) Dokumente gleich als PDF mit verschiedenen Optionen (z.B. Farbe/schwarz-weiß) gescannt werden. Es gibt hier auch eine Option zur automatischen Texterkennung (OCR), allerdings kann man als Zielformat dann kein PDF wählen. Wenn man also PDF-Dateien scannen will, muss die Texterkennung nachträglich erfolgen, wie beispielsweise im Artikel Linux: OCR-Texterkennung für PDF-Dateien und Bilder erklärt wird.
Aber es gibt noch eine andere Möglichkeit: Jedes Smartphone hat mittlerweile eine Kamera mit an Bord, mit der man natürlich auch Dokumente abfotografieren kann. Ein Foto ist für ein Dokument nicht unbedingt das richtige Format, daher sollte eine App diese Dokumente gleich als PDF speichern können. Als ich noch ein Windows-Phone hatte (ja, es gab mal Leute, die ein Windows-Phone gern genutzt haben!), fiel meine Wahl hier auf die App Office Lens. Damit bekam man schon recht beeindruckende Ergebnisse, was z.B. die automatische Perspektiven-Korrektur anging. OCR war auch möglich, allerdings gestaltete sich die Integration in ownCloud/Nextcloud etwas umständlich, da man alle Dokumente manuell hochladen musste.
Scanbot: App zum Scannen von Dokumenten
Unter Android bin ich dann auf Scanbot gestoßen: Eine App, die genau die Features bietet, die ich für meinen Workflow benötige:
- Einfaches Scannen von Dokumenten mit der Smartphone-Kamera.
- Automatische Korrektur (Perspektive/Farbwerte).
- Speichern diese Dokumente als PDF.
- Texterkennung (OCR) für gescannte Dokumente. Wichtig war mir hierbei, dass die Texterkennung nicht in „irgendeiner Cloud“ abläuft, sondern rein lokal auf dem Smartphone ausgeführt wird.
- Automatisches Hochladen der gescannten Dokumente nach der Texterkennung.
Die App an sich kostet erst einmal nichts. Erst wenn man erweiterte Funktionen nutzen möchte (wie z.B. OCR), dann ist eine Lizenz für Scanbot Pro für ein paar Euro notwendig.
Mittlerweile nutze ich diese App recht häufig zum Scannen von Dokumenten mit anschließendem Upload in meine Nextcloud. Daher möchte ich euch hier zeigen, wie man Scanbot am besten einrichtet, um mit eurer persönlichen Cloud zusammen zu arbeiten.
Scanbot mit Nextcloud verbinden
Wenn ihr Scanbot in Verbindung mit eurer Nextcloud verwenden möchtet, dann muss in der App zunächst einmal die Verbindung zur eigenen Cloud hergestellt werden.
Dazu geht ihr zunächst in den Einstellungen. Hier findet ihr die Option für die Cloud Dienste.
Den prominenten Eintrag für Google Drive lassen wir hier natürlich erst einmal links liegen und konfigurieren uns unsere eigene Verbindung mittels Dienst hinzufügen:
Anschließend wählen wir WebDAV:
Hier werden nun die Zugangsdaten für Nextcloud eingegeben. Neben Benutzername und Passwort ist auch eine WebDAV-URL notwendig. Hier geben wir einfach die WebDAV-URL des Root-Verzeichnisses der Cloud mit folgendem Schema an:
https://meinedomain.de/nextcloud/remote.php/dav/files/<User>/
Wichtig an dieser Stelle ist der Slash (‚/‘) am Ende der URL.
Wenn die Verbindung mit Nextcloud hergestellt werden konnte, dann erscheint die neue Verbindung nun im unteren Bildschirmbereich unter Verfügbare Cloud Dienste.
Nun können gescannte Dokumente einfach über die Schaltfläche MEHR… an diesen Cloud Dienst übertragen werden. Vor dem Upload muss lediglich das Verzeichnis angegeben werden, in das die jeweiligen Dokumente hochgeladen werden sollen.
Automatischer Upload mit Scanbot
Richtig komfortabel wird die Sache nun durch einen automatischen Upload, so dass gescannte Dokumente automatisch in der eigenen Cloud landen.
Hierzu gehen wir wieder in die Einstellungen der App unter Cloud Dienste. Hier kann nun unter Automatischer Upload das automatische Hochladen aktiviert werden:
Im erscheinenden Popup-Menü wählen wir nun die soeben angelegte WebDAV-Verbindung (in diesem Beispiel Bob). Nun sollte eine Meldung erscheinen, dass die Verbindung mit WebDAV erfolgreich konfiguriert wurde. Durch Klick auf den Ordner kann nun ein Upload-Ordner gewählt werden, in den gescannte Dokumente automatisch hochgeladen werden sollen. in diesem Beispiel wähle ich den Ordner /AutoUpload/Scanbot (neue Ordner können auch einfach aus der App heraus angelegt werden).
Ebenso kann die Option aktiviert werden, dass bereits bestehende Scans hochgeladen werden sollen:
Mit dem konfigurierten automatischen Upload läuft nun direkt nach dem Scan die Texterkennung (nur Scanbot Pro) und das Dokument wird automatisch in das angegebene Nextcloud-Verzeichnis hochgeladen.
Verwaltung digitalisierter Dokumente in Nextcloud
OK, wir haben also ein (Papier-)Dokument digitalisiert und in die eigene Cloud hochgeladen. Dieses befindet sich nun in diesem Beispiel im Ordner AutoUpload/Scanbot und hat den Dateinamen, der in Scanbot vergeben wurde. Meist ist dies einfach Scan JJJJ-MM-TT hh.mm.ss.pdf. Die Vorlage für Dateinamen kann in Scanbot übrigens unter Einstellungen – Dateinamen Vorlage geändert werden – hier gibt es dann noch weitere Variablen wie z.B. Stadt, Straße, Postleitzahl, etc.
Dateinamen digitalisierter Dokumente
Als erstes sollte das Dokument nun umbenannt werden. Ich verwende hier folgendes Schema: JJJJMMTT – Inhalt. Wenn ich beispielsweise eine Rechnung für eine neu gekaufte Tastatur gescannt habe, bekommt das Dokument den Dateinamen 20181001 – Tastatur.pdf. Der Dateiname bezieht sich dabei nur auf den Inhalt des Dokuments und nicht auf den Dokumenttyp.
Ordnerstruktur für Dokumente
Den Dokumenttyp (z.B. Rechnung) verwalte ich dann über eine Ordnerstruktur. Bei vielen unterschiedlichen Dokumenten macht es hier Sinn, nicht alle Dokumente in nur einem Ordner zu speichern, sondern sich eine sinnvolle Ordnerstruktur zu überlegen. Damit kann dann eine gewisse Ordnung in die Dokumente gebracht werden. Diese Ordnerstruktur ist immer von den individuellen Bedürfnissen abhängig, daher kann hier keine konkrete Empfehlung gegeben werden.
Nach dem Umbenennen des Dokuments verschiebe ich es abschließend noch in den entsprechenden „Typ-Ordner“ im Dokumenten-Verzeichnis.
Dokumente mit Tags versehen
Eine Variante oder Erweiterung des Vorgehens wäre es nun noch, wenn man keine Ordnerstruktur verwendet, sondern alternativ (oder zusätzlich) die Dokumente mit den entsprechenden Tags (z.B. Rechnung) versieht. Nextcloud unterstützt das Taggen von Dateien (und Ordnern) mit dem Feature „Collaborative Tags“: Dazu einfach in den Details zu einer Datei unter Tags das gewünschte Tag eingeben.
Als Erweiterung dazu gibt es im Nextcloud App Store noch die App Files automated tagging: Hiermit können Tags automatisch nach bestimmten Regeln vergeben werden. Im Nextcloud Administration Manual findet man hierzu einige Beispiele.
Dokumente mit der Volltextsuche finden
Den größten Vorteil bei digitalisierten Dokumenten bietet allerdings die Volltextsuche. Da bei Scanbot Pro bereits auf dem Smartphone eine Texterkennung gelaufen ist, kann man nun das Dokument und die entsprechenden Inhalte ganz einfach in der Cloud wiederfinden. Alles was wir dafür benötigen, liefert die Nextcloud-App Full Text Search: Mit der Volltextsuche für Nextcloud kann man ganz einfach nach Dateien oder Datei-Inhalten suchen, wie im Artikel Volltextsuche in Nextcloud (mit OCR) beschrieben.
Tipps & Tricks für Scanbot
Abschließend noch ein paar allgemeine Tipps & Tricks für das Scannen von Dokumenten mit Scanbot.
In bestimmten Situationen kann es hilfreich sein, keinen automatischen Upload zu konfigurieren, sondern den Upload immer manuell vorzunehmen.
Zum einen kann man Dateien noch vor dem Upload direkt in Scanbot umbenennen. Einfach die Datei in Scanbot öffnen und oben auf den Dateinamen klicken. Auf den ersten Blick mag es keine große Rolle spielen, ob man die Dateien nun in der App oder in Nextcloud umbenennt. Allerdings unterstützt Scanbot das Umbenennen von Dokumenten z.B. durch Ortungsdienste: Hier kann dann mit wenigen Klicks die Datei so umbenannt werden, dass beispielsweise gleich der Ort oder eine Sehenswürdigkeit in den Dateinamen einfließen. Das geht u.U. dann schneller von der Hand als das manuelle Umbenennen in der Cloud.
Mit dem zweiten Tipp kann man durch Komprimierung die Größe des Dokuments beeinflussen. Scanbot nimmt die Dokumente immer mit der nativen Auflösung der Smartphone-Kamera auf. Für einige Dokumente ist diese Auflösung zu hoch und die Scans benötigen dann relativ viel Speicherplatz. Scanbot bietet hier eine hilfreiche Funktion, um die Dokumente zu komprimieren. Dabei wird einfach die Auflösung der gescannten Dokumente verringert, was für einfachere Dokumente (z.B. Visitenkarten) vollkommen ausreicht.
Hierzu wird das Dokument wieder in der App geöffnet. Über das erweiterte Menü – die drei Punkte (Mehr) – kann man dann Komprimieren wählen.
Nach dem Umbenennen und dem Komprimieren eines Dokuments kann dies dann manuell in die eigenen Nextcloud hochgeladen werden. Auf diese Weise hat man bereits direkt nach dem Upload einen „richtigen“ Dateinamen und spart sich darüber hinaus noch etwas Speicherplatz.
Fazit
Mit dem Scannen von Dokumenten und dem Speichern dieser Dokumente in digitaler Form in der eigenen Nextcloud kann man sich einiges an „Papierkram“ sparen. Spätestens, wenn man ein spezielles Dokument sucht, wird man die Vorteile der Dokumentenverwaltung in der eigenen Cloud zu schätzen wissen: Nie mehr in irgendwelchen verstaubten Ordnern nach Rechnungen oder Schreiben suchen! Einfach den entsprechenden Ordner in Nextcloud öffnen, schon hat man alle Dokumente bei der Hand. Noch schneller geht es dann mit der Volltextsuche in Nextcloud. Hier findet man dann meist in wenigen Augenblicken das gesuchte Dokument.
Wieder ein Schritt weiter in Richtung „Papierloses Büro“.
Gewinnt eine von vier Lizenzen von Scanbot Pro
Neugierig geworden? Dank des freundlichen Supports von Scanbot habe ich vier Lizenzen für Scanbot Pro zu vergeben (Android oder iOS).
Was ihr dafür tun müsst? Hinterlasst mir einfach einen Kommentar unter diesem Beitrag. Beschreibt dabei, wie ihr eure Nextcloud zur Verwaltung von digitalen Dokumenten nutzt. Scannt ihr eure Dokumente mittels Scanner oder einer mobilen App? Welche Rolle spielt die Texterkennung (OCR) für euch? Wie bringt ihr Ordnung in eure Dokumente (z.B. per Tags oder spezieller Ordnerstruktur in der Cloud)?
Unter allen bis zum 15.11.2018 eingereichten Kommentaren werden vier Gewinner nach dem Zufallsprinzip ausgewählt und per E-Mail benachrichtigt.
Update: Gewinnspiel beendet, die Gewinner werden per Mail informiert. Vielen Dank an alle Teilnehmer des Gewinnspiels!
Weiterführende Artikel
- Nextcloud auf Ubuntu Server 18.04 LTS mit nginx, MariaDB, PHP, Let’s Encrypt, Redis und Fail2ban
- Volltextsuche in Nextcloud (mit OCR)
- Linux: OCR-Texterkennung für PDF-Dateien und Bilder
Ich suche bereits seit geraumer Zeit nach einer App zur Erfassung von handgeschriebenen Dokumenten. Taugt die App hierzu? Wäre irgendwie super wenn der Anbieter eine Testversion (mit Wasserzeichen oder Zeitbeschränkung) anbieten würde. In dem Sinne würde ich mich natürlich über einen Pro-Key zum Testen freuen.
Hi Tobias,
ich weiß leider nicht, wie gut die Texterkennung bei handgeschriebenen Dokumenten ist – das hängt denke ich ganz von der jeweiligen Handschrift ab. Ich weiß, dass Scanbot für die Texterkennung Tesseract verwendet, was ich auch schon in diesem Artikel verwendet habe. Wenn die beschriebene Lösung mit Bash-Skript für deine Anforderungen ausreicht, dann wirst du mit Scanbot genau das gleiche Ergebnis erzielen – nur eben mobil mit erheblich weniger Aufwand.
Gruß,
Jan
Hallo Jan,
wie meine Dokumente bei mir auf dem Server verwaltet werden glaube ich weißt du schon. Das Scannen mit der App wäre eine gute, schnelle Ergänzung zu meinem Scanner den ich hab. OCR und Volltextsuche sind ein Grund, weswegen ich den Aufwand betreibe.
Bei mir erfolgt die Organisation mittels eindeutigem Dateinamen und einer Ordnerstruktur
Bislang lasse ich alle meine Uni Notizen aus Notability via WebDAV in meine NC speichern. Für gescannte Dokumente wäre das aber schon auch ziemlich praktisch wenn ich mir das so überlege. Insbesondere wenn man den Zettelberg der Apokalypse bei mir in der Ecke so betrachtet…
Danke für den aufschlussreichen Beitrag!
Nutze die Nextcloud instanz unter vielen anderen Punkten auch für die Digitale Ablage von Dokumenten. Habe aber eine anderes Schema zur Namensgebung „Absender – Inhalt – ddmmyyyy“ ein Script durchläuft jede Nacht den Webdav/Scanner Ordner und sortiert nach Absender in Unterordner Falls ein bis dato unbekannter hinzu kommt wird es angelegt.
Die Scanbot App ist klasse. Nutze ich seit ich Nextcloud nutze.
Nur fehlt mir aktuell noch die Pro Lizenz. Dann wäre es perfekt.
Ich nutze Scanbot schon mit meiner nextcloud, jedoch noch ohne pro Features. Daneben schreibe ich meine Briefe mit Latex und lasse die in Gitlab in PDFs übersetzen und speichere sie in nextcloud.
Danke für die Anleitung.
Habe es bei mir eingerichtet und nutze es mit 2 Android Geräten mit unterschiedlichen Usern.
Die Bilder benenne ich vorher um und arbeite nachher mit Tags
Würde Scanbot auch gerne für die Nextcloud Integration nutzen. Denn leider bietet die Android Nextcloud App diese Funktionalität noch nicht.
Hallo Jan,
also ich nutze meine Nextcloud mit Dokumenten wie folgt:
Ich habe einen großen Multifunktionsdrucker, dieser scannt mir die Dateien in einen Ordner am Desktop und dieser wiederrum ist mit dem Sync-Client mit der Nextcloud verbunden.
Ich kannte die App bisher nicht und werde die auf jeden fall testen, denn das wäre um einiges praktischer :D (es kann endlich Mobil gescannt werden + ich habe die Dokumente danach wie gewohnt auf dem Desktop.
Gruß Bernd
Also ich teste die App jetzt seit ca. 1 Woche und bin echt begeistert :D wie konnte ich bisher nur ohne!!!
Gerade die vordefinierten Tags und das automatische Hochladen sind super genial!
Ich hatte diese Woche frei und hab mal nen Büro Tag eingelegt, hier musste ich einige Dokumente versenden usw… die App hat sich hier echt super gemacht, es wird sogar erkannt, das ein Dokument noch im Ordner ist und er erkennt die Umrisse trotzdem sauber auf das Format A4.
Kurzum die App in verbindung mit der Cloud ist echt Klasse!
Nur :D warum gibt es als Konto Owncloud vordefiniert und Nextcloud nicht… :D
Gruß Bernd
Hi Bernd,
ja, von der App bin ich auch echt begeistert und das Ergebnis ist dieser Artikel. ;-)
Warum die App ownCloud direkt unterstützt, Nextcloud jedoch nicht, kann ich dir allerdings nicht sagen. Technisch betrachtet ist das ja eigentlich das gleiche. Vermutlich funktioniert das einrichten eines Nextcloud-Accounts auch mit der Option für ownCloud. Wenn du gerne einen Punkt für Nextcloud in der App sehen möchtest, dann kontaktiere doch einfach mal den Support (support@scanbot.io). Die Jungs sind echt auf zack und vielleicht kommt dieses Feature dann ja in einem der nächsten Updates.
Gruß,
Jan
Ich hab den Jungs geschrieben! Mal schauen was die dazu sagen, ich poste eshier wenn ich eine Antwort erhalten habe.
Gruß Bernd
Hallo,
ich lege alle Scans als JPG ab in Ordnerstrukturen.
Dies schon seit 2001 und Tausende Dokumente sind erstellt.
Spiele schon länger mit PDFs und OCR rum, nur habe ich nocht nicht die Ideallösung gefunden.
Habe mit ScanBot schon gespielt und würde gerne die Pro Version haben und den Workflow optimieren.
Gruß,
Mark
Hallo Jan,
ich habe soeben Scanbot getestet und bin begeistert!
Allerdings ist mir als Student die Pro-Version etwas zu teuer.
Daher würde ich mich riesig über den Gewinn freuen!
Vielen Dank für die großartigen Anleitungen und Tipps!
Beste Grüße aus Hamburg
Marcel
Hallo Jan,
ich nutze beides, Scanner und Smartphone.
Klasse Beschreibung, wie immer 😉.
Gruß Hans
Früher wollte ich das immer gerne mit einem Dokumentenscanner machen, war mir aber zu aufwendig. Office Lens habe ich bisher mit onedrive genutzt. Da ich nun aber meine private nextcloud installiert habe, gefällt mir diese Idee mit scanbot deutlich besser.
Danke für den Artikel!
irgendwie können die gescannten Dokumente nicht über Webdav bzw Nextcloud hochgeladen werden. eine MessageBox mit dem rätselhaften Inhalt „Forbidden“ kommt nach jedem Uploadversuch.
Hat sonst jemand probleme mit dem Upload von Scanbot auf Nextxloud?
Hi,
Scanbot hat zuletzt eine direkt Upload-Funktion für Nextcloud implementiert. Diese funktioniert bei mir jedoch nicht, da schon beim Verbinden auf die Nextcloud-Instanz eine Fehlermeldung erscheint. Ich empfehle daher den direkten Upload mittels WebDAV.
Kontrollier doch mal folgendes: Hast du bei der WebDAV-URL am Ende einen Slash („/“) eingegeben? Nutzt du vielleicht für nextcloud eine Zwei-Faktor-Authentifizierung? Dann brauchst du für Scanbot ein sog. App-Passwort.
Ansonsten: Ist in den Nextcloud-Logs eine Fehlermeldung von ungültigen Anmeldeversuchen zu finden, wenn du dich mit Scanbot verbinden willst?
Gruß,
Jan
Bei mir hat der Zugriff funktioniert als ich das https:// vor der URL mit eingegeben habe (wie oben beschrieben, jedoch überlesen).
Grüße Micha
Die Funktionalität ist super und diese tolle und informative Anleitung hat mich dazu bewogen es auch zu testen. Dazu möchte ich etwas ergänzen:
Mittlerweile gibt es Nextcloud nativ in Scanbot aber: man muss bei URL trotzdem den WEBDAV Link eingeben und nicht nur die Nextcloud URL, sonst kommt nur eine wenig hilfreiche Fehlermeldung.
Und leider ist es nicht möglich OCR mit Auto upload und dem anschließenden löschen des Dokuments vom Gerät zu nutzen. Nach dem Scan wird das Pdf direkt hochgeladen und gelöscht, obwohl OCR aktiv ist. Auf der Nextcloud ist dann die Blanko PDF ohne erkennbaren Text.
Wenn man das automatische löschen deaktiviert funktioniert es, dann bleiben aber u.U. wichtige Dokumente auf dem Gerät abrufbar gespeichert. Hier würde ich mir eine bessere Funktion fürs automatische Löschen wünschen.
Ansonsten kommt das schon in sehr nahe an meine Vorstellungen.
Danke für den Bericht!
Ralf
Hallo Ralf,
dass das Anlegen eines Kontos für Nextcloud in der Scanbot-App nicht funktioniert, ist mir auch schon aufgefallen. Ich habe die Cloud daher immer mit WebDAV angesprochen. Dachte eigentlich, dass das Problem mittlerweile gelöst sei.
Das mit dem OCR + Auto Upload ist natürlich auch nicht so toll. Da ich OCR direkt in der Cloud übernehme, ist mir das auch noch nicht aufgefallen. Schildere das Problem doch einfach mal an den Scanbot Support (support@scanbot.io). Die Jungs sind echt auf Zack und du solltest direkt eine Antwort bekommen.
Gruß,
Jan
Hi,
leider funktioniert das Tesseract-OCR nicht, auch auf der Shell kommen Fehler, zu denen ich irgendwie keine Lösung finde. Daher meine Frage: welche Tesseract Version verwendet ihr? Bei mir libtesseract4, v4.0.0
Schöne Grüße!
Hi Alex,
hier keine Probleme. Folgende Version kommt zum Einsatz:
tesseract --versiontesseract 4.0.0-beta.1
leptonica-1.75.3
libgif 5.1.4 : libjpeg 8d (libjpeg-turbo 1.5.2) : libpng 1.6.34 : libtiff 4.0.9 : zlib 1.2.11 : libwebp 0.6.1 : libopenjp2 2.3.0
Found AVX
Found SSE
Gruß,
Jan
Ok Kommando zurück, es scheint wohl an bestimmten Fotos von meinem Handy zu liegen… sorry
Ok Kommando zurück, es liegt wohl an meinen Bildern.
Rückblickend möchte ich mich nochmal für den tollen Artikel bedanken.
Ich nutze die Kombination mittlerweile Produktiv genau so.
Habe Scanbot eine zweite Chance gegeben und mittlerweile funktioniert auch der Upload NACH OCR und dem anschließenden Löschen sehr gut! Die Nextcloud URL funktioniert allerdings immernoch nur über den Webdav Link – nicht die reine Nextcloud URL…
Die OCR Erkennung ist okay, die Dateigröße von meinem A50 mit 2-3MB doch recht groß – das geht mit Office Lens besser – leider ohne OCR.
Ergänzend denke ich darüber nach eine Windows7 VM 24/7 auf dem Server laufen zu lassen als Option mit dem Scanner , der „Scan to pdf“ Taste und OCR in Windows 7 über die Druckersoftware von Beother und von dort auf die Nextcloud… Ich erhoffe mir davon bessere Qualität und damit bessere OCR Erkennung. Geht halt nur bei laufendem PC mit Windows.
Schöne Grüße Ralf
Hallo Ralf,
das mit dem laufenden Win-PC ist da natürlich nicht so prickelnd. Aber halte mich mal auf dem Laufenden, wenn du diese Lösung so umsetzt. Würde mich interessieren.
Gruß,
Jan
Hallo,
ich habe nun folgende Lösung im Einsatz. Zugegeben ist sie schon Semi professionell und ich bin mittlerweile weg von Swiftscan. Trotzdem möchte ich sie hier mal aufschreiben.
Wie gehabt, nutze ich eine Windows8.1VM die kein Internet bekommt. Ich habe mir allerdings einen Scansnap IX500 geleistet und muss sagen – das ist die für mich bisher beste Lösung:
Der Dokumentencanner hat nur eine Taste, wlan und und scannt duplex mehrere Seiten in ein paar Sekunden. Der Treiber bietet quasi „on the fly“ OCR und legt die Dateien entsprechend ab und benennt diese nach Datum und Titel IM DOKUMENT(!) – auf Wunsch eben aufs NAS oder die Nextcloud per Client. Die Qualität ist ungleich besser und es geht schneller als mit der App – die ich bislang gerne auch aufgrund dieser Anleitung hier genutzt habe.
Schöne Grüße Ralf
Hallo Jan,
testweise habe ich es folgendermaßen quasi als Zusatzoption eingerichtet:
Ich hatte noch eine Windows 8.1 Lizenz, die habe ich auf dem Server auf dem auch Nextcloud in einer VM unter Openmediavault läuft, ebenfalls als VM laufen – ohne Internetanbindung.
Bei den Brother Geräten mit Scanner ist die Software Paperport kostenlos dabei. Somit habe ich die Windows 8.1 VM als einzige Windows Instanz im Netzwerk und als „Ziel“ für die Scannertasten konfiguriert.
Einen Kern und 2GB Ram, ansonsten macht das DIng ja nichts, ausser sowieso 24/7 mit dem Server mitlaufen.
Wenn ich jetzt die Scannertaste am Gerät drücke passiert folgendes:
Je nach ausgewähltem Scan Modus – kann man am Gerät direkt auswählen (frei konfigurierbar), erstellt mir die Software nun entweder einseitige oder mehrseitige, durchsuchbare PDFs.
Diese landen dann direkt schon in lesbar umgewandelt auf der Windows 8.1 VM.
Von dort aus geht es dann entweder über den Nextcloud Client in die Cloud, oder aber durch ein anderes Synchronisationswerkzeug direkt aufs NAS (Openmediavault). Tendenziell ist es mir dort lieber, da das NAS nicht im Internet hängt.
Sobald ich Zeit habe mich weiter damit zu beschäftigen, möchte ich versuchen, dass mir Paperport direkt über Schlagworte die Dokumente in Unterverzeichnisse sortiert. Damit wäre die Lösung nahezu perfekt, nur der Umstand über die Virtuelle Maschine, aber lieber die, als einen extra Rechner.
Sofern man alles zuhause betreibt, bleibt auch alles im eigenen Netz und ist zu keinem Zeitpunkt von aussen erreichbar.
Soweit meine bisherige Lösung, wenn ich weitergekommen bin, kann ich es ja hier anfügen.
Grüße,
Ralf
Diese (mal tolle) App ist aufgekauft worden und heißt nun „Swiftscan“.
Bei diesem Umbau hat man gleich die Webdav-Funktion in der App kaputtgemacht.
Pro-Käufe können auch nicht mehr wiederhergestellt werden. Ich selber habe irgendwas mit 6-7 Euro im April 2019 bezahlt.
Ich vermute, dass man bald auf ein „Abomodell“ umstellen will. Der Kunde muss doch gemolken werden.
Alles nur noch Betrug!
Hi Bernd,
ja, die App hat irgendwie den Besitzer gewechselt. Unter Android kann ich die App aber immer noch nach wie vor verwenden. Auch die Pro-Lizenz ist hier übernommen worden. Bist du auf Android oder iOS unterwegs?
Gruß,
Jan
Hi Jan,
auch ich beschäftige mich jetzt schon ein Weilchen mit dem Thema. Mit App für Mobiltelefont bin ich soweit durch, funktioniert und ist nett. Ich finde aber kein PDF Tool für Windows, mit dem ich idealerweise als Batchverarbeitung eine Speicherung in der Nextcloud (über WebDAV) hinbekomme. Hast Du da einen Tipp?
Gruß
Ben
Hi Ben,
ich nutze leider kein Windows mehr, daher kann ich hier auch keine Tipps geben.
Aber schau dir mal diesen Artikel an: So kannst du das ganze OCR (um das geht es ja denke ich auch) in die Cloud selbst verlagern.
Gruß,
Jan
Danke Dir für Deine Antwort, Jan!